Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Yhteyshenkilö:
Mika-Pekka Näykki
Rykmentintie 51, 20880 Turku
+358 500 742 517, sm2019.turku@gmail.com

Rekisterin nimi

Talviuinti 2019 suomenmestaruuskilpailun tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Ilmoittautuminen, majoituksen varaaminen, talkoolaiseksi ilmoittautuminen ja sähköisen uutiskirjeen vastaanottaminen Talviuinnin SM 2019 -tapahtumaan/-tapahtumasta edellyttää rekisteröitymistä ilmoittautumis-, majoitusvaraus- talkoolaisrekisteri- ja maksujärjestelmänä toimivaan järjestelmään.

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä panna sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat

  • tapahtumaan osallistujat
  • järjestäjän kautta majoittuvat
  • tapahtuman vapaaehtoistyötekijäksi ilmoittautuneet
  • markkinointiluvan antaneita

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä tai ryhmän edustajan syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. seuraavia tietoja:

  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • osoite
  • syntymävuosi
  • majoitustoiveet
  • vapaaehtoistyöhön liittyvät toiveet
  • uutiskirje- ja suoramarkkinointilupa.

Ilmoittautujan luottokortti-, verkkopankki tai muita maksutapatietoja ei säilytetä asiakasrekisterissä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, ryhmän edustajan ilmoittamat tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.